Wir hatten die Ehre, die feierliche Eröffnung des neuen globalen Hauptsitzes von Novocure in Baar zu organisieren und umzusetzen. Bei diesem zeitkritischen Projekt muss auch der zeitliche Ablauf während der Veranstaltung stimmen, da am 22. Januar 2025 werden rund 150 geladene Gäste empfangen werden – darunter Mitarbeitende von Novocure, Fachpersonen, Medienvertreter und die Regierungsrätin des Kantons Zug.
Hinter den Kulissen – Unsere Planung
Events dieser Grösse erfordern nicht nur Kreativität, sondern auch eine durchdachte Planung. Während das Gebäude noch fertiggestellt wurde, liefen also bei uns bereits alle Vorbereitungen auf Hochtouren.
Und weil ein Event oft spontane Anpassungen erfordert, übernahmen wir kurzfristig eine Zusatzaufgabe: Wir wurden wir gebeten, für die interne Eröffnung für die Mitarbeitenden, vorab Goodie Bags zu liefern, sowie den Anlass mit Technik und etwas Infrastruktur zu unterstützen. Dank unserer Flexibilität konnten wir alles kurzfristig organisieren und koordinieren.
Der Grosse Tag
Am 22. Januar dann endlich der grosse Tag. Die Eröffnung des neuen Headquarters steht offiziell vor der Tür. Die Location selbst haben wir festlich geschmückt – von Ballonsäulen vor dem Eingang, über einen grossen Ballonbogen und bunten Blumenarrangements, alles in den Farben unseres Kunden. So wird das Gebäude nicht nur offiziell eingeweiht, sondern die warme, einladende Atmosphäre, die bereits vorhanden ist, so optimal unterstrichen werden. Ebenfalls hängt über den Empfangstresen ein nur für diesen Anlass hergestelltes 3D-Logo – ein Eyecatcher für jeden und jede, wo reinkommt. Im Eingangsbereich haben wir uns um die Infrastruktur der Garderobe gekümmert, sowie einem Welcome Desk. Dort können die Gäste ihre von uns personalisierten Badges abholen, bevor sie mit einem klassischem Welcome Drink begrüsst werden und persönlich in den nächsten Raum begleitet wurden.
Nebst den personalisierten Badges für alle Gäste haben wir auch hier Goodie Bags zusammengestellt. Das Highlight dieser Bags ist definitiv die Zuger Sauerkirsch-Konfitüre. Die Mitarbeiter und Gäste sollen spüren, dass sie nun offiziell in Zug angekommen sind.
Selbst das Catering spiegelt die Region wider: Wir haben uns bewusst für die Zusammenarbeit mit der EVZ Gastro entschieden, da sie die kulinarische Qualität und die enge Verbindung zur Region perfekt repräsentieren. Serviert wird in einem modernen Flying-Service, um einen lockeren und dynamischen Ablauf zu gewährleisten.
Der Ribbon Cut
Wochenlange Vorbereitung fliessen in diesen einen Augenblick, bei dem das neue Headquarter offiziell eingeweiht wird. Nachdem die Führungskräfte, wie auch Regierungsrätin ihre Speeches gehalten haben ist es nun Zeit für den «Official Part», dem Ribbon Cut. Ganze sechs Meter Band, mit dem Firmenlogo gebrandet, wurde zwischen dem Ballonbogen gespannt. Mit grossen Scheren wird nun das Band durchschnitten und das neue Headquarter ist offiziell eröffnet.
Während also vorne im klassisch amerikanischen Stil das neue Headquarter eingeweiht wird, muss der Saal, wo zuvor die Speeches stattgefunden haben, umgebaut werden. Über achtzig Stühle müssen weggetragen und versorgt werden, damit wir Platz für weitere zehn Tische haben. Ein Umbau, der es in sich hat! Nicht der Aufwand ist hier die Herausforderung, sondern das knappe Timing: rund fünf Minuten haben wir Zeit, um den Raum erneut zu verwandeln und den Apero Riche starten zu können.
Mit Zuger Spezialitäten und Führungen durch das Gebäude verlief der Nachmittag wie im Flug und gemeinsam mit unserem Kunden dürfen wir nun auf ein gelungenes Event zurückblicken.
Danksagungen
Wir danken unserem Kunden Novocure ganz herzlich für das Vertrauen und die gelungene Zusammenarbeit. Ebenso gilt unser Dank unseren Partnern und Lieferanten: Benz Advisory AG, Aroma AG, show-concept.ch AG, EVZ Gastro AG und der Bluemelaube GmbH.